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《办公自动化系统(OA)管理规定》

发布时间:2015年11月17日 15:11 阅读:

 

 

中央财经大学办公自动化系统(简称OA系统)是满足两校区办学的实际需要,提高办公效率,将现代化办公和计算机网络功能结合的办公自动化系统。此系统可通过点击校园网主页“校园门户”栏目,登录门户网站后,点击 “办公自动化系统”栏目,进入OA系统。

 

 一、系统用户权限

 

(一)OA系统使用对象为学校全体教职员工(统称“用户”)。每位用户均在系统中分配惟一实名制账户,用户名和密码与登录校园门户所需信息一致。用户可以启动各类信息、文件的拟制,并具有查询公文、信息等权限。
  (二)校内各单位、部门的正职领导(主持工作领导)是本单位、部门各类信息、文件在启动环节的审批人员,是其他涉及到本单位、部门的各类信息、文件在流转环节的审签人员。各用户单位正职领导确因实际工作需要,可委托本单位副职领导审批OA系统中的文件、信息,委托前需报经主管校领导同意、签字后将经本人签字同意并盖单位公章的书面报告送至学校办公室备案,受委托人对委托事项负责。

 

(三)各用户单位OA系统信息管理员,负责本部门人员系统使用培训工作,负责与学校办公室信息管理员进行信息反馈与沟通工作。

 

二、系统使用范围及公文效力

 

(一)根据工作实际,学校决定将分阶段推进OA系统上线工作。试运行期间上线业务(非涉密类),包括各类校发文件、上报文、工作会议纪要、会议安排、会议室使用申请、邀请校领导出席大型活动申请、电话申请与移机和“校长热线”等,将全部通过OA系统办理实现,具体范围参见《OA系统上线后办公方式转变对照表》,学校办公室不再受理和下发上述相关业务的纸质文件。
各单位、部门通过OA系统“部门信息”栏目发布本单位、部门主管业务的部门发文和工作通知等信息,发布内容由各单位、部门正职领导(主持工作领导)审签,各单位、部门正职领导(主持工作领导)对本单位、部门在OA系统中发布的信息负责。

 

(二)在OA系统中发布的电子公文与原有纸质公文具有同等效力。OA系统内学校层面的文件和信息(如在“学校公文”等栏目中发布的文件和信息)以学校办公室存档签章的纸质文件为准,由学校办公室确认效力。其他单位、部门发布的文件和信息(如在“部门信息”等栏目中发布的文件和信息),由发布单位、部门确认效力。

 

三、相关部门分工
  (一)学校办公室在主管校领导的领导下,制定OA系统规划和需求,制定、落实有关规章制度,并按照有关规定严格进行系统的业务管理工作。

 

(二)网络信息中心、数字化校园建设办公室负责OA系统的技术支持,保障校园网络和OA系统的运行通畅与网络安全。

 

(三)组织部负责提供中层及以上领导干部和全校组织机构信息。当有中层及以上领导干部岗位变动、组织机构变动时,组织部需及时将相应信息提供给学校办公室,学校办公室确认后转网络信息中心、数字化校园建设办公室,由其负责系统中的人员补充、调整和权限授予、权限调整。

 

(四)人事处负责提供学校在编在岗教职工信息。当有新进教职工或教职工离校、退休及跨部门岗位变动等时,人事处需及时将相关信息提供给学校办公室,学校办公室确认后转网络信息中心、数字化校园建设办公室,由其负责系统中的人员补充、调整和权限授予、权限调整。

 

(五)档案馆按照档案管理的有关规定,对办公自动化系统中产生的电子公文及其他电子材料进行归档,并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。

 

四、使用准则

 

(一)校长办公会会议纪要:按照传统纸质方式流转,校长签发后由校办秘书科在OA系统中发布。校领导及相关部门、人员直接上OA系统查阅电子版文件,不再印发纸质文件给校领导及相关部门、人员。

 

(二)上行文的涉密文件是指根据上级涉密文件要求制作的文件,校级后备干部报备文件等,均按照传统方式流转、印制,主管校领导签发后由秘书科按照特殊流程给流水号,纸质版文件根据需要份数印制。涉及隐私的上报文件,不通过OA系统办理。

 

(三)校内发文的涉密文件是指引用上级涉密文件或根据上级涉密文件制作的下行文件,特殊类型招生方面的文件、校级后备干部文件等,均按照传统方式流转、印制,主管校领导签发后由秘书科按照特殊流程给流水号,纸质版文件根据需要份数印制。涉及隐私的文件包括师生处分等文件,做隐名处理后在OA系统发布。

 

(四)特殊类型校内批办单,例如:人事处的人员调入、调出相关请示,作为附件的材料多为体检表、外单位函件、本人手写签字的申请书   等,这些附件进行扫描上OA系统会大大增加工作量,因此走原有的纸质流程,纸质版文件按现有情况印发、归档。

 

(五)特殊类型合同协议类批办单是指由于特殊原因不能提供电子文本(如格式合同)或者需要保密的合同,仍按传统流程进行流转,并做好原始文件的存档工作。

 

(六)文件归档传统方式和OA系统并行:不上OA系统办理的文件都要按传统方式进行存档;上OA系统办理的文件,纸质和电子文件同时归档。纸质文件是指由领导签发或是办理完成后的文件,发文稿纸和正文由学校办公室打印,正文签章(学校各类公章)后归档;电子文件直接在OA系统中归入档案馆南大之星档案系统。

 

五、其他事项

 

(一)若用户名和密码有问题,请本人持有效证件到网络信息中心、数字化校园建设办公室用户服务中心(实验楼201室)查验用户名、更改密码。

 

(二)若用户无法查阅信息和拟制文件,请各单位、部门信息管理员汇总信息后,反馈给学校办公室,由学校办公室会同网络信息中心、数字化校园建设办公室协调解决。

 

(三)当OA系统出现故障无法及时排除时,由学校办公室告知各使用单位暂时按照原有方式(有纸化办公)进行操作,保证正常办公。相关单位、部门事后需要在OA系统上补办相关工作,以便于文件、资料等工作信息存档。
  (四)学校将根据试运行期间工作开展情况,研究决定其他办公业务上线时间,并另行通知。

 

 

    20146月初稿